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A Atvos iniciou sua jornada de adequação à LGPD em 2020, bem no momento em que transitava na Câmara e no Senado a definição da data em que a lei entraria em vigência – o que aconteceria em setembro daquele ano.

Se antecipar à lei proporcionou várias rodadas de decisões e de reflexões sobre como seguir. De acordo com Luciano Livino de Melo, responsável por Controles Internos e LGPD da área de Riscos e Conformidade da Atvos, a empresa considerou os dois cenários: caso a vigência fosse imediata ou se ela passasse a valer somente a partir de 2021. “Esse foi o maior desafio.”

Para que as suas atividades de tratamento dos dados fossem avaliadas e identificadas nas bases legais de tratamento, a Atvos contou com a ajuda de um parceiro que reunia know-how de adequação à lei com forte viés jurídico.

A Atvos começou ainda em 2020 as adequações para a LGPD (Foto: Unidade Costa Rica. Crédito: Eduardo Moody)

A mudanças no tratamento de dados da Atvos serão constantes. “Devido às atividades de tratamento de dados serem dinâmicas, muitas vezes é necessário que processos, sistemas e pessoas se adaptem a esse dinamismo”, afirma Melo.

Entretanto, os ajustes necessários e as principais implementações já foram realizadas na jornada inicial de adequação do grupo. Dentre eles, o maior foi o engajamento dos líderes e de cada colaborador dos escritórios e unidades agroindustriais no fortalecimento do respeito à vida privada e aos direitos, bem como na responsabilidade da proteção dos dados pessoais de cada titular com quem a Atvos se relaciona.

Passo a Passo da adequação

O primeiro passo dado para adequação foi com relação ao cenário de incertezas sobre a vigência da LGPD. A Atvos fortaleceu sua Governança com formação de um comitê, implantação de uma política robusta e definição de um encarregado elegível, chamado internamente de DPO.

O segundo passo, segundo Melo, foi a realização do mapeamento e inventário das atividades de tratamento de dados em toda a Atvos.

“Nesse momento, também criamos planos de ação para atender os pontos de ajuste encontrados no decorrer do projeto de adequação. Por fim, outro grande passo foi o planejamento e execução do plano de treinamento de todos os colaboradores que direta ou indiretamente tratam dados pessoais (times administrativos e de suporte)”, explica.

Além disso, a Atvos abordou o tema de forma leve e com linguagem acessível às equipes de produção no campo. No plano, utilizaram recursos audiovisuais, incluindo um vídeo interativo no formato de trilha de conhecimento, gravado com atores vestindo a camisa da companhia, usando uma linguagem clara e objetiva.

“Também utilizamos recursos impressos como banners, cartazes, e incluímos o assunto nos diálogos diários de equipes”, adiciona o responsável por Controles Internos e LGPD da área de Riscos e Conformidade da Atvos.

Dentre as mudanças para adequação à Lei, a maior foi o engajamento dos líderes e de cada colaborador no fortalecimento do respeito à vida privada e aos direitos, bem como na responsabilidade da proteção dos dados pessoais de cada titular com quem a Atvos se relaciona. (Foto: Divulgação)

Como se trata de um tema novo para todos da Atvos, o trabalho de divulgação e publicação tem sido constante e evolutivo, não se limitando somente aos meios virtuais ou impressos.

“Eu gosto sempre de enfatizar que o diálogo entre líder e liderado sempre terá um papel muito importante e muito eficaz. Nada melhor que debater e conhecer sobre algo olhando olho no olho. O diálogo entre líder e liderado fortalece a relação e inspira a equipe”, adiciona Melo.

A Atvos inicialmente não pensou de imediato em um sistema de gestão, até porque queria se aprofundar mais sobre o conteúdo da LGPD, ouvir quem já estava na vanguarda da adequação.

“Fomos criando corpo em relação ao que fazer e performando o projeto de adequação. Ao final, tudo ficou mais claro e, olhando um pouco para trás, já sabíamos qual caminho teríamos que percorrer. Aí a decisão foi muito assertiva e, mais do que isso, contou com uma sinergia forte com nossa TI  que está sendo e, sem dúvida, será nossa grande parceira interna na sustentação do Programa de Gestão da Lei e na Segurança das Informações”, destaca Melo.

Pronta para a LGPD

Estruturalmente, a Atvos se considera pronta para atender a LGPD com governança forte, identificação das atividades de tratamento e dos controles criados e fortalecidos naquelas ações consideradas críticas, desenvolvimento de um plano de treinamento, que será sempre revisto e cíclico, e, por fim, com um sistema inteligente e sistêmico que absorve todos esses pilares e apoia na gestão da LGPD.

“Vale ressaltar que, quando falamos de uma transição de projeto de adequação para um programa de gestão, devemos ter em mente que o programa de gestão é orgânico, pois devemos sempre estar atualizados quanto aos processos e atividades internas e com relação a qualquer atualização da Lei. Assim, isso deverá refletir internamente na Gestão em todos os níveis”, começa Melo.

“A LGPD é uma gestão baseada em risco. Como qualquer outra decisão dentro da empresa, os líderes ou tomadores de decisões devem acrescentar, de agora em diante, essa ‘siglazinha’ que veio para ficar. Por isso não devemos ter medo do risco, devemos conhecê-lo, entendê-lo, tratá-lo e monitorá-lo”, completa o especialista.

A Atvos sempre atuou muito forte com relação ao respeito e à integridade de seus colaboradores. Com a chegada da LGPD, de acordo com Melo, isso se tornará mais presente no dia a dia, refletindo um ambiente seguro e transparente com relação ao que faz com os dados pessoais daqueles com os quais se relaciona. “E isso será constantemente perseguido, tornando-se natural e presente na nossa cultura.”

Por Natália Cherubin

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