Copersucar melhora eficiência fiscal no porto de Santos e na distribuição de açúcar entre as usinas e indústrias

A Copersucar desenvolveu sistemas que otimizaram o tempo e proporcionaram mais segurança no processamento de notas fiscais geradas no seu terminal portuário localizado em Santos e na operação de distribuição de açúcar entre as suas usinas associadas e seus clientes industriais.

No caso do recebimento de açúcar e grãos para exportação no Porto de Santos, o controle dos documentos fiscais, que era feito a partir da checagem manual das notas impressas associadas às cargas dos trens, caminhões e navios, e levava em torno de seis horas, passou a ser concluído em apenas dez minutos.

O aumento da produtividade foi alcançado a partir da parceria entre os times Operacional e de Tecnologia e Processos da companhia. Ajustes no sistema ERP da empresa geraram um consistente ganho operacional, uma vez que o tempo gasto na execução do trâmite fiscal foi reduzido em trinta e seis vezes, e os erros humanos, principalmente na transcrição de informações das versões impressas, foram eliminados. Esta automação também permitiu que o controle e monitoramento das notas fossem realizados de maneira remota, facilitando a adaptação ao trabalho home office. A solução agregou maior segurança aos processos e aprimorou ainda mais o compliance fiscal da empresa.

Mercado interno de açúcar

O outro processo contábil que passou por modernização foi o rastreamento de notas fiscais dos Big Bags, que contou com investimento em tecnologia RPA. Para abastecer o seus mais de 300 clientes industriais, a Copersucar usa grandes recipientes de polipropileno (Big Bags), com capacidade de carregar 1.200 kg de açúcar cada um.

Anualmente, mais de 1,5 milhão de Big Bags circulam entre as usinas de cana-de-açúcar associadas à Copersucar, o centro de triagem e as fábricas dos clientes, que precisam ser bem armazenados e administrados para manter a sua vida útil preservada, contribuindo para o processo de logística reversa.

Um ponto importante neste sistema circular é o controle fiscal e de emissão de notas de remessa, onde qualquer erro nestes documentos pode prejudicar o fluxo de embalagens reutilizáveis. A gestão das embalagens tomava muito tempo das equipes, que precisavam garantir a conciliação entre o físico e o contábil, além de gerar uma demanda adicional no preenchimento de cartas de circularização e de geração de extrato de Notas Fiscais das embalagens pendentes de devolução, o que potencializava alterações de saldo e prazo.

Para aprimorar este acompanhamento, a Copersucar criou um sistema RPA (Robotic Process Automation) que emite, em poucos minutos, um extrato detalhado com todas as notas fiscais dos bags em posse dos clientes de acordo com as datas de emissão, facilitando a gestão do inventário e tornando o processo de logística reversa desses contentores mais ágil.

Além do tempo ganho na execução dos processos, tornando-os mais simples, eficientes e acessíveis, o novo sistema tem o objetivo de melhorar o compromisso tributário e favorecer a questão econômica, uma vez que reduz a necessidade de produção de novas embalagens para serem colocadas no circuito.

Este desenvolvimento partiu de uma estratégia de robotização da companhia iniciada há quase dois anos que envolve 25 robôs executando as mais diversas tarefas, desde lançamento de documentos, leitura e tomada de ação com base na análise de e-mails, até a conferência minuciosa de todas as cláusulas dos contratos.

Uma mudança de dentro para fora

A Copersucar, hoje a maior comercializadora de açúcar e etanol do mundo, possui uma equipe interna de tecnologia, para que cada vez mais as mudanças aconteçam de dentro para fora. Dessa forma, possibilita a autossuficiência de sua produção e o seu aprimoramento tecnológico. Composta atualmente por 34 usinas associadas, a companhia incentiva que a área de TI seja uma contribuição para todos.

“Especializar a empresa também na área de tecnologia, utilizando-se das necessidades apontadas pelos colaboradores como motivadores do aperfeiçoamento de cada setor, possibilita o desenvolvimento de uma rede colaborativa de melhorias, um dos pilares de nosso negócio. A companhia e as usinas compartilham suas inovações e evoluções, da teoria até a prática. Dessa forma, conseguimos fazer com que o setor cresça ainda mais” ressalta Dalbi Arruda, gerente-executivo de Tecnologia e Processos da Copersucar.