Como migrar sua usina para um sistema ERP na nuvem? Confira 4 passos

Maior segurança dos dados com menor risco de comprometimento da rotina das operações agrícolas e industriais; redução de custos com simplificação de estrutura de hardwares, manutenção, assistência técnica e mão de obra; maior acessibilidade; maior controle para os gestores e mais agilidade nas tomadas de decisões. Usinas que apostarem na migração de seus sistemas de ERP para a nuvem (cloud) só tem a ganhar.

Mas como implementar, na prática, um ERP na nuvem? O que uma usina, precisa fazer para deixar para trás, de uma vez por todas, os infindáveis backups e manutenção de infraestruturas complexas e caras?

Bem, a RPAnews conversou com especialistas que mostram, em quatro passos, como fazer a migração do sistema ERP para a nuvem.
Antes que o tema falta de conectividade entre como um empecilho na sua cabeça, já digo: esse não é mais um limitador para estar na nuvem.

“A capacidade de internet não pode ser um limitador. Muitas empresas do segmento canavieiro, inclusive, vêm investindo em redes de 4G próprias ou investindo em serviços melhores de internet para levar toda sua gestão para a nuvem, fazendo melhor o controle de toda a operação em tempo real”, afirma Gley Barbosa, da CHB Sistemas, empresa especializada em ERP na nuvem para o setor sucroenergético.

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Agora você pode perguntar: minha usina é de pequeno ou médio porte, sendo assim, o cloud serve para mim?

Claro! De acordo com Barbosa, com um ERP na nuvem estas empresas se beneficiam principalmente pelo baixo custo de contratação, o que torna seus serviços mais competitivos e sua administração também mais eficiente.

O ERP na nuvem é mais barato ao compará-lo com um ERP tradicional. Isso porque os valores dos pacotes mensais são muito mais dinâmicos. Além disso, a tendência é reduzir gastos com TI ao longo do tempo.

“Nuvens privadas ou públicas são mais fáceis de serem contratadas por negócios de pequeno e médio porte, já que os custos de manutenção são divididos entre vários usuários. Além disso, os sistemas tradicionais precisam de investimento em servidores, serviços de manutenção, assistência técnica e licenças de utilização. Dessa maneira, o ERP na nuvem possibilita um maior retorno sobre o investimento”, destaca Barbosa.

Migrando para a nuvem

Tenho um sistema ERP local, como faço para migrar para a nuvem?

Passo 1: Contratar bom serviço de internet e escolher fornecedor da nuvem

Para a migração de um sistema local para um ERP na Nuvem, a usina deve primeiro procurar um parceiro ou consultoria especializada que o ajude na escolha de um fornecedor de nuvem pública ou Servidor Virtual Privado (VPS).

Além de auxiliar na verificação da internet do local – lembrando que para um bom desempenho dos serviços em nuvem é essencial que a internet seja estável e que tenha baixas quedas e perdas de comunicação – o parceiro deve apoiar o cliente na verificação do ambiente e preparação da infraestrutura de rede para um bom uso da nuvem, pois é essencial que a usina que deseja utilizar sistemas em cloud tenha uma boa comunicação.

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Além da alta velocidade, é importante manter baixo o índice de queda da conexão através de links redundantes, garantindo assim uma estabilidade maior ao sistema, reduzindo o risco de indisponibilidade”, explica Tiago Rodrigues, responsável pela infraestrutura em Nuvem da CHB Sistemas.

Agora que já tenho um departamento de tecnologia ou parceiro para me apoiar na escolha do fornecedor em nuvem e no gerenciamento da mesma, qual o próximo passo para implementação?

Passo 2: Escolher o fornecedor do software de ERP que atua na nuvem

O próximo passo é a escolha do fornecedor do software. É preciso que você fique atento para escolher uma empresa que esteja homologada para atuar em todas as nuvens públicas como a Amazon, Azure, Google Cloud Platform e Oracle Cloud ou em VPS (Servidores Virtuais Privados alocados em datacenter), ou seja, qualquer datacenter que esteja disponível.

“Nosso sistema, por exemplo, é muito flexível em termos de escolha de arquitetura em nuvem. Assim, o cliente fica mais à vontade para habilitar o que oferecer as melhores condições”, destaca Rodrigues.

É de extrema importância a análise da distância do datacenter junto a usina. É preciso verificar se o acesso ao sistema ficará performático ou não, por exemplo, servidores alocados fora do país irão apresentar latência maior que datacenters alocados no Brasil, e isso impacta diretamente na experiência do usuário final.

Por isso, ter uma consultoria especializada em apoio ao departamento de TI ou contar com parceiros que conduzam o projeto é tão importante tanto no momento da escolha do fornecedor que tenha a melhor opção de software, como na hora de decidir a zona de disponibilidade.

Defini meu fornecedor do ERP na nuvem. E agora?

Passo 3: Definir o banco de dados que vai armazenar as informações do seu ERP

O próximo passo é definir o banco de dados que será utilizado para armazenar as informações do ERP escolhido pela empresa.

“Hoje, por exemplo, a CHB tem a opção de três bancos para utilização do seu sistema: Oracle, Microsoft SQLServer e PostgreSQL. Destas três opções, o cliente pode adquirir aquele que tenha mais conhecimento ou licença, como é o caso do Oracle ou Microsoft SQLServer”, explica Rodrigues.

Agora, caso a usina opte por um banco de dados Open Source, ou seja, um que não exija licenciamento, a opção hoje é o PostgreSQL, que oferece os mesmos recursos que os outros. Após as definições de internet, data center e adoção do software ERP que opera na nuvem, o que falta para finalizar a implantação?

Passo 4: Subir toda a infraestrutura e dados da companhia para o novo sistema

Após as definições sobre qual software vai ser utilizado, da análise de distância do datacenter, do banco de dados que será contratado, o que resta é “subir” a infraestrutura.
Para isso é necessário que a usina tenha dois servidores. Um deles vai ser utilizado para o banco de dados – podem ser Oracle, PostgreSQL ou SQLSERVER, sendo Oracle e PostgreSQL em Linux – e se a escolha for pelo Microsoft SQLServer, o sistema deve ser o Windows Server.

“O segundo servidor deve ser em uma máquina com Windows Server para que seja possível rodar o nosso servidor web, onde o ERP vai ser executado. Em termos de configurações, no processo de especificação auxiliamos nossos clientes com base na quantidade de usuários e módulos contratados. Isso tudo é feito por nosso time de especialistas em nuvem”, adiciona Rodrigues.

Devo ter medo da migração?

Chegou o momento de maior tensão para os gestores de TI: a hora de migrar os dados da companhia para o novo sistema na nuvem. No entanto, de acordo com o especialista da CHB, esse processo pode ser realizado sem medo se algumas medidas forem tomadas:

1) Bom planejamento das etapas da migração

Para não ter problemas graves na operação durante a migração é preciso planejamento. Ter uma visão ampla de como a companhia funciona, o que precisa ser melhorado e quais áreas serão afetadas pelo ERP permite que líderes identifiquem melhor quais processos serão necessários para a migração à nova ferramenta, tornando a adaptação às novas rotinas mais simples e rápidas.

2) Suporte especializado pós-migração

Independentemente da qualidade do processo de migração, os usuários estarão na fase de adaptação nos dias iniciais de uso da nova ferramenta e, sendo assim, o suporte da empresa especializada será indispensável, pois auxiliará os profissionais a se adaptarem ao novo sistema, solucionando dúvidas que por ventura venham a ocorrer.

3) Conhecer bem o novo sistema

Os líderes da companhia devem conhecer cada detalhe da solução escolhida. Isso os prepara para as restrições e as funcionalidades do sistema contratado, aumentando a integração do ERP na nuvem às operações rotineiras da companhia.

“Na implantação do sistema, nossos analistas realizam os treinamentos e ajudam os usuários finais a imputar os dados no novo ERP. Durante este período, a usina usa os dois sistemas paralelamente, o local e o na nuvem”, explica Rodrigues.

“Graças ao desenvolvimento de novas tecnologias para uso no campo, o ambiente dentro de unidades sucroenergéticas está se tornando cada vez mais digital. Os líderes das companhias vêm buscando soluções que permitam uma gestão de alta eficiência e, nesse sentido, o ERP na nuvem surge como uma solução altamente escalável, com alto grau de segurança e confiabilidade”, complementa Barbosa.

Por: Natália Cherubin